Cómo escribir a una sala o un festival para que te contesten

Quien programa una sala o un festival recibe muchas más propuestas de las que puede contestar, así que no lee los emails enteros. Mira el asunto, lee las primeras líneas y, si algo le interesa, abre un enlace. Un buen email de contratación está pensado para esa lectura rápida. Aquí tienes el camino completo: a quién escribir, qué contarle, cómo insistir y cuándo dejarlo.

Antes de escribir: a quién

El primer error es escribir a quien no toca. Antes de redactar una sola línea, dedica diez minutos a conocer la sala o el festival.

• Mira su programación pasada. Si en el último año no han programado nada parecido a lo tuyo en formato, estilo o tamaño de público, probablemente no sea tu sitio. O todavía no lo sea.
• Busca quién programa. Muchas salas lo indican en su web, en apartados como programación, dirección artística o contratación. Un email dirigido a alguien con nombre llega mejor que uno enviado a la dirección general.
• Comprueba cómo quieren recibir propuestas. Algunas usan un formulario, otras un correo concreto y otras abren un plazo una vez al año. Si lo explican, hazlo como piden.
• Un email para cada sala. Mandar el mismo mensaje con copia oculta a cincuenta direcciones se nota, y casi nunca recibe respuesta.

El asunto

Al leer el asunto, quien lo recibe decide si abre el email ahora, lo guarda para más tarde o se lo pasa a otra persona. Para decidirlo necesita saber quién eres, qué propones y para cuándo.

"Lucía Moreno Trío · concierto en marzo o abril · jazz, trío de piano" lo dice todo. "Propuesta", "Hola" o "¡¡Nuevo disco!!" no dicen nada, y un asunto en mayúsculas parece publicidad.

Tres párrafos cortos

El cuerpo cabe en tres párrafos. Si te salen más, sobra algo.

1. Quién eres y qué propones. En una línea, tu nombre, tu instrumento, la formación y el estilo. Después, las fechas para las que escribes.
2. Por qué en esa sala. Algo concreto que demuestre que la conoces: el ciclo en el que encajas, un concierto suyo al que fuiste, el público que tienes en esa ciudad o el disco que acabas de sacar.
3. Los enlaces y lo práctico. Tu web, un vídeo en directo y el dossier, cuántos sois y qué necesitáis. Para cerrar, una pregunta concreta.

Fíjate en lo que falta: la biografía completa, la lista de todos los sitios donde has tocado y los adjetivos sobre tu propia música. Todo eso queda detrás de los enlaces para quien quiera leerlo.

Enlaces, no adjuntos

Un adjunto pesado llena el buzón y a veces ni siquiera llega. Un enlace no pesa nada y se puede reenviar a quien haga falta.

• Tu web, para que vean quién eres y qué fechas tienes. Si dudas de que esté a la altura, repasa qué mira un programador en tu web.
• Un vídeo en directo de un tema entero. Mejor que un tráiler montado: un tema grabado en directo de principio a fin. Es lo más parecido a lo que van a programar.
• El dossier, con la biografía, las fotos y el rider. En la guía del dossier de prensa tienes cómo prepararlo.

Si adjuntas algo, que sea un único PDF ligero y que el nombre del archivo lleve tu nombre.

Proponer fechas

Un "cuando os vaya bien" deja todo el trabajo a quien programa. Una ventana concreta se contesta mucho mejor: dos o tres meses, o unos días determinados si ya tienes otros conciertos cerca.

Esos otros conciertos cuentan mucho. Si vas a estar por la zona por otra fecha, dilo: a una sala le resulta más fácil programarte si no tiene que cargar con todo el viaje.

La antelación depende de cada sitio. Los clubs pequeños a veces cierran fechas con pocas semanas de margen; los ciclos y los festivales, con muchos meses. Mira cuándo anuncian su programación y cuenta hacia atrás, o pregúntalo en el mismo email.

Volver a escribir, y cuándo parar

Lo normal es que no contesten, y el silencio todavía no es un no. Muchos emails acaban enterrados bajo otros. Un recordatorio corto, al cabo de una o dos semanas, puede rescatarlos.

• Escribe en el mismo hilo, para que tu primer mensaje quede justo debajo.
• Añade algo nuevo: una fecha cerrada cerca, una crítica del disco o un vídeo reciente.
• Que sea más corto que el primero.

Si después de un segundo recordatorio sigue sin haber respuesta, para. Apúntalo y vuelve a escribir la temporada siguiente, cuando tengas algo nuevo que contar. Escribir cada semana no cambia la respuesta, pero sí cambia cómo te recuerdan.

Si la respuesta es que no, contesta igualmente. Da las gracias y pregunta si puedes volver a escribir más adelante. Un no bien contestado deja la puerta abierta para la temporada siguiente.

Cuando contestan

Responde pronto y ten a mano lo que te van a preguntar: tu caché o cómo prefieres trabajar (taquilla, fijo o una mezcla), la duración del concierto, el rider y cuántas personas viajáis. Contestar en un día y con todo claro ya dice mucho de cómo trabajas.

Y cuando te escriben a ti

El camino también funciona al revés: alguien que programa ve tu web y quiere escribirte. En Pages, cada web tiene un formulario de contratación que pide el tipo de evento, la fecha, el lugar y un mensaje. La solicitud llega a la Bandeja de Studio y a tu correo, y cuando respondes, la respuesta va directamente a quien te escribió. En los planes Pro y Max, el dossier también puede estar en una página privada, con enlace secreto o contraseña, para que solo lo vea la persona a quien se lo mandes.