Com escriure a una sala o un festival perquè et responguin

Qui programa una sala o un festival rep moltes més propostes de les que pot contestar. No llegeix cap correu de dalt a baix: mira l’assumpte, les primeres línies i, si alguna cosa li crida l’atenció, obre un enllaç. Un bon correu de contractació s’escriu per a aquesta lectura de pocs segons. Aquí tens com fer-lo, des de triar a qui escrius fins a saber quan has de deixar d’insistir.

Abans d’escriure: a qui

L’error més habitual arriba abans de la primera línia: escriure a qui no toca. Abans de redactar res, dedica deu minuts a la sala o al festival.

• Mira’n la programació passada. Si l’últim any no hi ha res semblant al que fas, ni pel format, ni per l’estil, ni per la mida del públic, probablement no és el teu lloc. O encara no ho és.
• Busca qui programa. Moltes sales ho diuen a la web, en un apartat de programació, direcció artística o contractació. Un correu adreçat a una persona arriba millor que un enviat a l’adreça general.
• Comprova com volen rebre propostes. N’hi ha que tenen un formulari, d’altres una adreça concreta, d’altres un període de l’any per rebre-les. Si ho expliquen, fes-ho com ho demanen.
• Un correu per a cada sala. Res de còpia oculta a cinquanta adreces. Es nota, i gairebé mai no té resposta.

L’assumpte

Amb l’assumpte, qui el llegeix decideix si obre el correu ara, el guarda per després o el passa a una altra persona. Per això ha de dir qui ets, què proposes i per a quan.

«Lucía Moreno Trio · concert al març o l’abril · jazz, trio de piano» funciona. «Proposta», «Hola» o «Disc nou!!» no expliquen res, i un assumpte en majúscules sembla publicitat.

Tres paràgrafs curts

El cos cap en tres paràgrafs. Si te’n calen més, alguna cosa hi sobra.

1. Qui ets i què proposes. En una línia: el teu nom, l’instrument, la formació i l’estil, i per a quines dates escrius.
2. Per què en aquesta sala. Un detall concret que demostri que la coneixes: el cicle on encaixes, un concert seu que vas veure, el públic que tens en aquella ciutat, el disc que acabes de treure.
3. Els enllaços i el pràctic. La web, un vídeo en directe i el dossier. Quants sou i què necessiteu. I, per tancar, una pregunta concreta.

Fixa’t també en el que s’ha quedat fora: la biografia completa, la llista de tots els llocs on has tocat, els adjectius sobre la teva pròpia música. Tot això és darrere dels enllaços, per a qui ho vulgui llegir.

Enllaços, no adjunts

Un adjunt pesant omple la bústia de qui el rep, i de vegades ni tan sols arriba. Un enllaç no pesa res i es pot reenviar.

• La teva web, perquè vegin qui ets i quines dates tens. Si dubtes que estigui a l’altura, repassa què mira un programador a la teva web.
• Un vídeo en directe d’un tema sencer. Res de tràilers muntats: un tema de principi a fi, gravat mentre toqueu. És el que més s’assembla al que acabaran programant.
• El dossier, amb la biografia, les fotos i el rider. Com preparar-lo ho expliquem a la guia del dossier de premsa.

Si al final adjuntes alguna cosa, que sigui un sol PDF lleuger, amb el teu nom al nom del fitxer.

Proposar dates

«Quan us vagi bé» deixa la feina a qui programa. Una finestra concreta es contesta molt més fàcilment: dos o tres mesos, o uns dies determinats si ja tens altres concerts a prop.

Aquests altres concerts compten molt. Si has de ser a la zona per una altra data, digues-ho: a una sala li és més fàcil programar-te si no ha de carregar amb tot el viatge.

Amb quanta antelació? Depèn del lloc. Un club petit de vegades tanca una data amb poques setmanes; un cicle o un festival, amb molts mesos. Mira quan anuncien la programació i compta enrere, o pregunta-ho directament al correu.

Tornar a escriure, i quan parar

El silenci és la resposta més habitual, i no vol dir que no. Un recordatori curt, al cap d’una o dues setmanes, rescata correus que s’havien quedat enterrats sota d’altres.

• Escriu al mateix fil, perquè el teu primer missatge quedi a sota.
• Afegeix-hi alguna cosa nova: una data tancada a prop, una crítica del disc, un vídeo recent.
• Fes-lo més curt que el primer.

Si després d’un segon recordatori continua sense haver-hi resposta, para. Apunta-t’ho i torna a escriure la temporada següent, amb alguna novetat per explicar. Insistir cada setmana no canviarà la resposta, però sí la manera com et recorden.

I si et diuen que no, contesta igualment: dona les gràcies i pregunta si pots tornar a escriure més endavant. Un no ben contestat deixa la porta oberta per a la temporada vinent.

Quan contesten

Respon aviat, i tingues a mà el que et preguntaran: el caixet o com prefereixes treballar (taquilla, fix o una barreja), quant dura el concert, el rider i quantes persones viatgeu. Contestar en un dia i amb tot clar diu molt de com treballes.

I quan t’escriuen a tu

El camí també es fa al revés: un programador que arriba a la teva web pot voler escriure’t. A Pages, cada web té un formulari de contractació que demana el tipus d’esdeveniment, la data, el lloc i el missatge. La sol·licitud arriba a la Safata de l’Studio i al teu correu, i quan respons, la resposta va directament a qui t’ha escrit. Als plans Pro i Max, a més, el dossier pot viure en una pàgina privada, amb enllaç secret o amb contrasenya, per enviar-lo només a qui l’hagi de veure.